Šta je saopštenje za javnost?

Saopštenje za javnost je naјčešći oblik prenošenja informacija javnosti putem medija. Ono je i dalje glavno oruđe u odnosima sa medijima i predstavlja sažet opis događaja, pogodan za korišćenje u različitim medijima. Saopštenje takođe može da bude i formulacija nečijeg stava, komentar ili odgovor na pitanje pojedinaca ili javnosti.

Bilo kako bilo, da bi saopštenje bilo zanimljivo za medije (da bi se izašlo u susret njihovoj svrsi i potrebi) – mora da sadrži vest, nešto bitno novo i značajno u odnosu na trenutak.
Dobra saopštenja su kratka, sadržajna i informativna. Zvuči surovo, ali neko je izračunao da novinar-urednik posvećuje u proseku pet sekundi prvom pregledu saopštenja. Toliko, znači, ima i vaše saopštenje da na njega ostavi snažniji utisak od drugih.

Mada je teško sresti nekog ko voli da piše saopštenja za javnost, možda baš zato što je to najčešći (često i jedini) korišćeni oblik komunikacije sa građanima, napisati saopštenje za javnost i nije toliko komplikovano ukoliko znate:

• zašto ga pišete;
• šta želite da kažete;
• kome to želite da kažete;
• i kakav efekat želite da postignete.

Savet: Ne zatrpavajte redakcije saopštenjima za javnost (samo zamislite kako je onome ko mora da ih sve pročita). Nikada se ne oglašavajte ako nemate šta da kažete.

Preglednosti radi, saopštenja možemo svrstati u:

• Pripremna: Ova saopštenja obaveštavaju o događajima, projektima ili programima za koja znamo kada će se odigrati i kako bi trebalo da izgledaju. Svrha im je da skrenu pažnju i pobude zanimanje, ali i da omuguće urednicima da unapred isplaniraju neki prostor u emisiji ili novinama.
• Aktuelna: Ova saopštenja daju informacije o događajima ili situacijama koje se upravo dešavaju. Očekuje se da budu odmah objavljena. Posebno su važna u kriznim situacijama.
• Vremenski neodređena: Ova saopštenja tiču se opštih tema i nisu vezana za određeni trenutak. Svrha im je da održe kontakt organizacije i javnosti.
  

Ako prihvatimo da je forma saopštenja ono što će ostaviti prvi utisak (često i opredeliti urednika/novinara), onda bi trebalo poštovati neka pravila:

1. Svako saopštenje treba da ima logotip/memorandum organizacije.
2. Saopštenje se piše na klasičnom papiru formata A4. Razmak između redova treba da bude 1,5 ili dvostruki. Margine moraju biti široke (najmanje jedan inč, tj. 2,54cm) kako bi novinari mogli nešto i da na njima pribeleže. Veličina fonta je najčešće 12.
3. Korišćenje skraćenica svodimo na najmanju moguću meru, a ako ih ipak upotrebimo, na početku se skraćenica mora javiti u svom punom obliku sa skraćenicom u zagradi.
4. Velika štampana slova upotrebljavaju se samo za skraćenice. Brojevi od 1 do 10 uvek se pišu slovima. Procenti se pišu slovima – „odsto”.
5. Stil saopštenja je jasan, samo saopštenje je pismeno, obavezno poštuje sve gramatičke norme. Patetika se ne preporučuje, pa treba izbegavati superlative i hiperbole (npr. „ovo je neponovljiv, zadivljujući, veliki korak napred” i sl.).
6. Saopštenje sadrži činjenice, tako da uopštavanja treba izbegavati.
7. Važno je označiti citate, tako da bude jasno čiji su to navodi.
8. Grafički se može istaći ono što treba da skrene pažnju, ali nije princip da se podvlače delovi rečenice ili cele izjave – novinar će proceniti šta je važnije.
9. Idealno je da saopštenje zauzme najviše jednu stranicu (oko 30 redova), a u njemu ne bi smelo da bude više od 250 reči. To znači da treba da bude kratko i jasno (u skladu sa pravilom KISS: keep it short and simple – učinite ga kratkim i jednostavnim).
10. Obavezno proverite da nema pravopisnih grešaka, grešaka u kucanju, pogrešne interpunkcije i stilskih nejasnoća.
11. Ne zaboravite da na kraju saopštenja ostavite svoje ime i kontakt. Bilo bi dobro da tu bude i telefon koji je dostupan i van zvaničnog radnog vremena, jer će možda vaše saopštenje stići ili postati aktuelno i kada se vaš radni dan završi.

Struktura saopštenja je slična novinarskoj vesti i preporučuje se pravilo „obrnute piramide”. Prvi pasus je „udarni” i sadrži najvažnije informacije. Sledeći pasusi proširuju tu informaciju i daju više detalja, s tim što će se prvo govoriti o najbitnijim stvarima, a potom, u svakom narednom pasusu, o detaljima koji mogu biti od značaja.

Naslov mora da saopšti suštinu teksta. Treba da bude kratak i ispisan boldovanim, velikim slovima. Naslov bi trebalo da bude zanimljiv kako bi privukao pažnju urednika.

Uvod je često ključni deo saopštenja i treba da na zanimljiv način predstavi glavnu informaciju i prenese poruku. Trebalo bi da probudi interesovanje novinara i da najmanje u jednom, a najviše u pet redova kaže suštinu. Dobro je ako uvod može da funkcioniše samostalno, tako da novinari mogu i samo taj deo da objave. U uvodu, zato, treba odgovoriti na pet (5W+1H) osnovnih pitanja:

• KO (WHO) je subjekat priče, o kome je reč?
• ŠTA (WHAT) je tema priče?
• KAD (WHEN) se događaj odigrao (ili će se odigrati)?
• GDE (WHERE) se odigrao (ili će se odigrati)?
• ZAŠTO (WHY) je informacija važna/šta je uzrok događaja koji je u informaciji?
• KAKO (HOW) se to dogodilo?

Osnova saopštenja: Nastavak saopštenja treba da sadrži sve najvažnije informacije o predmetu saopštenja. U sledeća dva-tri pasusa objašnjava se priča iz uvoda. Drugi i četvrti pasusi su pogodni za navođenje citata.

Ako je glavna ideja saopštenja najava konferencije za štampu ili nekog drugog događaja, kojem biste želeli da prisustvuju i novinari, morate odmah posle prvog pasusa da navedete datum, mesto i vreme održavanja.

Pozadinske informacije: U četvrtom, završnom pasusu otkrivamo eventualnu pozadinu priče, citiraju se značajni pojedinci i daju opšte informacije.

Nema potrebe da se na kraju saopštenja za štampu izvodi zaključak.

Kontakt osoba/e: Ime, prezime, adresu, brojeve telefona, mobilnog telefona i faksa, kao i adresu elektronske pošte kontakt osobe stavljamo na kraj saopštenja. Bolje je dati imena dve osobe zadužene za kontakte, ako se dogodi da jedna od njih nije dostupna.

Još nekoliko saveta.

Koristite:

1. Kratke rečenice, u njima je teško „izgubiti nit”. U jednoj rečeni ne bi trebalo da bude više od 15 do 20 reči. Ako očekujete da će saopštenje biti čitano – citirano u elektronskim medijima, pokušajte da kombinujete kraće i nešto duže rečenice, kako bi se postigao ritmički efekat. Ipak, duge rečenice (više od 30 reči) mogu da budu teške za razumevanje.
2. Jednostavne izraze. Ako za neki pojam postoji više izraza, treba da izaberete kraću i jednostavniju, poznatiju reč. Ako baš morate da koristite tehničke ili složene izraze, njihovo značenje pokušajte da objasnite običnim rečnikom.
3. Reči koje daju lični pečat tekstu. Reči poput „vi”, „mi”, imena, citate, izraze koji čine da tekst izgleda prirodnije i zanimljivije.
4. Aktivne glagolske oblike da biste tekst učinili „življim”.

NE ZABORAVITE: NAJVAŽNIJI ZADATAK SAOPŠTENJA JE DA PRIVUČE PAŽNJU UREDNIKA I NOVINARA!

I ZAPAMTITE, JEDNA OBJAVLJENA FOTOGRAFIJA VREDI KAO HILJADU REČI!